جلسه طولانی لزوماً جلسه بدی نیست. مذاکره قرارداد، حل یک تعارض یا تصمیم معماری ممکن است زمان ببرد. مسئله از جایی شروع می‌شود که افراد دور هم جمع می‌شوند تا اطلاعاتی را با صدای بلند تکرار کنند که از قبل روی بورد وجود دارد.
ابتدا هزینه جلسه را قابل مشاهده کنید
برای یک هفته، هر جلسه تکرارشونده را با چهار داده ثبت کنید: تعداد شرکت‌کنندگان، مدت، تصمیم‌های گرفته‌شده و اقدام‌های دارای مسئول. حاصل‌ضرب مدت در تعداد افراد، «ساعت-نفر» مصرف‌شده است؛ اما به‌تنهایی معیار موفقیت نیست. جلسه‌ای ۹۰ دقیقه‌ای که یک مانع قراردادی را رفع کند می‌تواند ارزشمندتر از یک جلسه ۱۵ دقیقه‌ای بدون خروجی باشد.
سه علامت جلسه وضعیتِ کم‌ارزش عبارت‌اند از: بیشتر زمان صرف گزارش کار می‌شود؛ افراد منتظر نوبت خود هستند؛ و جلسه بدون تصمیم، مسئول و موعد پایان می‌یابد.
وضعیت غیرهمزمان، تصمیم هم‌زمان
پیش از جلسه، اعضا وضعیت کارت‌ها، مانع و نیاز به تصمیم را روی بورد به‌روزرسانی کنند. مدیر پروژه فقط موارد مسدود، کارهای پیر و اختلاف با برنامه را وارد دستور جلسه کند.
یک جلسه تصمیم‌محور می‌تواند چنین باشد: دو دقیقه برای هدف؛ پنج دقیقه برای شواهد روی کارت؛ ده دقیقه برای گزینه‌ها و پیامدها؛ و سه دقیقه برای ثبت تصمیم، مسئول و موعد بازبینی. اگر موضوع به تصمیم نیاز ندارد، آن را در یادداشت غیرهمزمان نگه دارید. اگر فقط دو نفر باید بحث کنند، تمام تیم را دعوت نکنید.
یک آزمایش دو هفته‌ای
یک جلسه پرتکرار را انتخاب کنید. پیش از تغییر، مدت، تعداد حاضرین، تصمیم‌ها و اقدام‌های بسته‌شده را ثبت کنید. سپس گزارش وضعیت را به کانبان منتقل و جلسه را فقط به استثناها محدود کنید. در پایان دو هفته ساعت-نفر جلسات، درصد جلسات دارای تصمیم، درصد اقدامات دارای مسئول و موعد، زمان رفع مانع و نظر کوتاه تیم درباره مفیدبودن جلسه را مقایسه کنید.
هدف حذف جلسه نیست؛ هدف افزایش نسبت تصمیم مفید به زمان مصرف‌شده است.
نقش WKFGo
کانبان WKFGo مرجع وضعیت جاری است و فهرست کارهای مسدود، دستور جلسه را از حدس جدا می‌کند. پس از جلسه، تصمیم و اقدام را کنار همان پروژه ثبت کنید. اگر داده‌ها به‌روز نباشند، هیچ ابزار یا قالب جلسه‌ای مشکل را حل نمی‌کند؛ مالک به‌روزرسانی باید روشن باشد.
جلسه‌ای را که بیشترین ساعت-نفر را مصرف می‌کند انتخاب کنید و فقط همان را دو هفته آزمایش کنید. برای ساخت بورد و ثبت اقدام‌ها امکانات WKFGo را ببینید یا یک حساب رایگان بسازید.